Bokswedstrijden hadden vroeger iets geheimzinnigs voor me. Het waren grote events die met veel “tam tam" werden aangekondigd en mijn vader zette er regelmatig midden in de nacht de wekker voor. Legendarisch was de wedstrijd in Kinshasa, de hoofdstad van Zaïre (tegenwoordig is dit de Democratische Republiek Congo), in 1974 tussen Muhammad Ali en George Foreman. “The Rumble in the Jungle". Het hield de hele wereld bezig.
En dan zit ik, na 10 jaar wachten, sparen, plannen, organiseren en heel veel “voorpret maken", dan eindelijk in het vliegtuig op weg naar de eerste stop van mijn wereldreis.
“Over deze trip kun je toch wel zeker drie blogs schrijven", zei een van mijn medereizigers. We waren met een aantal vriendinnen in de champagnestad Reims.
Goede sprekers zijn schaars en het is het ook nog eens zo dat niet iedere goede spreker bij elk business event past.
Toen ik begon met bloggen, inmiddels zo‘n zeven jaar geleden, leerde onze “blogjuffrouw" ons dat je altijd blogs “op voorraad" moet hebben. Het kan immers zo maar zo zijn dat je een keer geen tijd en inspiratie hebt en je moet je volgers toch op tijd bedienen. Meestal heb ik een blog dus al weken op de plank liggen, maar deze keer is het anders. Op tweede paasdag kreeg ik namelijk een mailtje dat ons bedrijf Eventief is genomineerd voor een prijs. De Parkstad Limburg Economy Award. Ik dacht eerlijkheidshalve eerst dat het spam was, want ik verwachtte dit niet op tweede paasdag. Toch was het echt waar. En aangezien dat op dit moment onze actualiteit is, vind ik dat ik daar dan over moet schrijven.
Sponsormarketing is naast beurzen en congressen een van de middelen uit de marketingmix die veel elementen van live communicatie bevatten. Ook tijdens mijn master aan de universiteit kwam sponsormarketing uitgebreid aan bod. Er zijn een aantal do‘s en don‘ts, maar het is vooral interessant wat je met een sponsorship allemaal kunt bereiken.
Op weg naar mijn tweede woonplaats in Spanje, liet ik de afgelopen dagen de revue passeren. In het stadje waar ik woon, werd fervent carnaval gevierd en omdat de zoon van één van mijn beste vriendinnen stadsprins was, heb ik, als niet carnavalist, een en ander meegevierd.
Gasten erbij betrekken. Dat was - sterk vereenvoudigd - het onderwerp van mijn masterthesis. Grofweg samengevat willen gasten niet alleen maar aanwezig zijn bij een evenement en luisteren naar sprekers, maar willen ze zelf meedoen. Actief betrokken zijn. Hun mening geven en zichzelf herkennen in het evenement.
Mensen die me goed kennen, vroegen het zich al af: “wanneer zal Tanja weer eens ‘on tour´ gaan".
En eindelijk, na twee jaar Corona perikelen, is het dan zover. Terwijl mijn blog geplaatst wordt door onze communicatiedeskundige Anne, zit ik in het vliegtuig richting de Caribbean waar ik samen met mijn moeder een cruise zal maken naar Curaçao, Guadeloupe, Barbados en nog een aantal andere
Caribische eilanden.
Quizzen is al een hele tijd een beproefde methode om deelnemers of gasten interactief te betrekken bij een evenement. Wij doen dat best wel vaak en hebben daar een toffe partner voor. Maurice maakt quizzen op maat en in de huisstijl van mijn klant. Hartstikke mooi.
“Hier kun je met geen enkel fatsoen iets over schrijven". Ik keek mijn vriend nadenkend aan en moest constateren dat hij gelijk had. We waren op een zeer discutabel evenement, namelijk het 'stierenrennen in Calpe' ter ere van de feestelijkheden rondom 'Virgen de las Nieves'.
Mijn vorige gastblog ging over hoe bij André Rieu alles tot in de puntjes verzorgd is. Nu wil ik jullie graag meenemen in een aantal hoogtepunten voor ons team. Want we hebben keihard gewerkt, maar ook veel gelachen…
In de afgelopen acht jaar die ik bij Eventief werkzaam ben, heb ik projecten gedraaid waarbij ik veel geleerd heb en zijn er ook projecten geweest die minder complex waren. In de maand juli heb ik heel veel mogen leren. Ik mocht namelijk achter de schermen meekijken bij de concerten van André Rieu en dat wil ik graag met jullie delen. En over complexe projecten gesproken... Van de voorbereidingen tot de concerten zelf - wow wat een show.
Sinds kort kom ik wel eens op een schuttersfeest. Misschien dat het raar is dat ik er nooit eerder was, maar soms gaan dingen ook gewoon zoals ze gaan. Ik geniet van subculturen. Ik kan, nieuwsgierig als een klein kind, vol verbazing kijken naar gewoontes of gedrag van mensen dat ik nooit eerder zag. En zo was het ook op het schuttersfeest. Ik keek mijn ogen uit. Temeer omdat ik verzot ben op mooie kostuums en oude tradities.
Met de jaren komt het verstand. Of ja, ik bedoel eigenlijk “de ervaring". Graag kijk ik terug op een periode waarin ik ontzettend veel geleerd heb.
Wordt het ooit weer ergens druk? Nu er weer festivals en andere grote publieksevenementen doorgang vinden, is het misschien tijd om een keer een hele andere kant van de medaille van “drukte" te belichten. Namelijk wat er kan gebeuren als het veel te druk wordt bij een evenement.
“Mama, we moeten er toch wat van maken." Ik probeerde mijn moeder te activeren om met de paasdagen wat te organiseren. De eerste keer Spanje zonder mijn vader viel haar zwaar. “Wat gaan we dan doen?"
Deze carnaval ging ik met vriendinnen naar de Weiberfastnacht in Keulen. Mensen die me kennen, vonden dat op zijn minst raar. Ik ben namelijk geen carnavalist. Maar… omdat ik vind dat ik elke week een keer uit de comfortzone moet gaan én omdat carnaval in Keulen zo ongeveer in de top drie staat van de grootste volksfeesten van Duitsland, zat ik een week later in de trein. Op weg naar “die heiligen zwei Türme".
Een van de professoren aan mijn universiteit had onderzoek gedaan naar de motieven van mensen om naar een sportevenement te gaan. De meeste kun je ook wel zelf bedenken. Je bent bijvoorbeeld fan van een club of sport of je zoekt entertainment en vermaak. Een reden die ik niet vanzelf had kunnen noemen, is dat je in een flow wilt geraken.
Toen mijn moeder en tevens oprichtster van Eventief mij vroeg om een gastblog te schrijven was ik huiverig. Maar nadat we in de auto zaten te brainstormen en ontzettend moesten lachen om het volgende veranderde ik tóch van gedachten. Dus, bij deze...
In mijn vorige blog schreef ik over het winkelcentrum in Maastricht. Ik beloofde in een cliffhanger dat ik en een volgende blog zou laten weten hoe het avontuur afliep. Belofte maakt schuld...
Begin 2018 kreeg ik telefoon van een projectontwikkelaar uit Best. Eventief was hem aanbevolen. “Je moet bij Tanja zijn. Die gaat je helpen om dat winkelcentrum meer in de picture te zetten", had iemand tegen hem gezegd. Of ik wilde komen praten.
De maand oktober 2021 was een belangrijke in het bestaan van Eventief. Nadat mede-oprichtster Peggy Michiels had besloten om een nieuwe uitdaging te zoeken, moest ik keuzes maken. Hoe zou Eventief 2.0 eruit gaan zien? Want dat ik door wilde gaan met Eventief, dat wist ik zeker. Live communicatie is nu eenmaal waar ik in geloof en ook op het ondernemerschap ben ik nog lang niet uitgekeken. Na grondig beraad zijn twee nieuwe vennoten toegetreden. En wel mijn eigen kinderen.
Vorige week was het dan zover; ik maakte de eerste offerte waarbij “testen voor toegang", aan de orde was. Mensen moeten dan de CoronaCheck app of een vergelijkbaar document laten zien om toegang te krijgen tot het evenement. Op dit moment aan de orde van de dag en niemand die hier nog raar van opkijkt, maar voor mij is het toch een ding. Want los van een morele kwestie (buitensluiten van mensen), is het ook een uitdaging in het wachttijdenmanagement. Want gasten staan hierdoor twee keer in een wachtrij. De eerste keer voor de reguliere accreditatie of controle en dan een tweede keer voor de “health check".
“Waarom vind je die reclame dan niet geslaagd?", vroeg mijn vriend me terwijl we keken naar de zoveelste commercial van een van de sponsors van de Olympische Spelen. In dit geval het uiterst irritante spotje van een Japans automerk, waarbij sporters zoals Kromowidjojo en Schippers eerst mislukken om vervolgens toch een gouden medaille te krijgen.
Onlangs was ik toehoorder bij een online evenement dat georganiseerd werd door “Eventbranche", een van de platformen die zich in Nederland bezighouden met live communicatie. Het was eigenlijk een online gastcollege dat gegeven werd door Martin de Munnik van Neurensics. Waar het, in het kort samengevat, op neerkwam, was dat er onderzocht is of het effectiever is om een product of organisatie live onder de aandacht te brengen óf dat een ander communicatiemiddel zoals een geschreven tekst in een brochure of advertentie óf een filmpje doeltreffender is.
In mijn vorige blog kaartte ik het vijftienjarig bestaan van het bedrijf van mij en mijn compagnon aan. Echter, volgens een van mijn adviseurs, was die blog geen feestje om te lezen. "Je verhaal was veel te wetenschappelijk en dus saai. Daar krijgt niemand vochtige ogen van", werd er nog aan toegevoegd. “Dat wil niemand lezen."
Jeetje, wat vliegt de tijd… Ongeveer vijf jaar geleden besloot ik om te gaan bloggen. We hebben het dan over het jaar 2016, Eventief vierde haar tienjarig jubileum en dat was een leuke aanleiding om ervaring en kennis te gaan delen. Ik volgde een cursus bloggen, trok de stoute schoenen aan en schreef een eerste blog. Gaandeweg bleek dat ik veel te vertellen had, want ik blog nog steeds en dat met veel plezier. Belangrijker is trouwens dat ik uit allerlei kringen respons krijg op mijn schrijfsels. Van klanten, van collega‘s en soms ook uit hele onverwachte hoek. Tijd voor mij om even stil te staan. Om de tijd te nemen voor bezinning en dan specifiek vanuit het perspectief van de eventprofessional.
“Hoe gaan we in godsnaam ons jubileum vieren", vroeg Peggy begin maart aan me. Nostalgisch dachten we terug aan die druilerige eerste april 2006, inmiddels vijftien jaar geleden. Toen we giechelend van de zenuwen ons bedrijf inschreven bij de Kamer van Koophandel en even later de eerste persconferentie organiseerden. Samen met Guido Dieteren in het Parkstad Limburg Stadion. We moesten ook langs de notaris en allerlei formaliteiten in orde maken. Peggy had toentertijd nog geen “echte handtekening". Die hebben we samen ter plekke bij de Kamer van Koophandel verzonnen. “Vind je hem professioneel genoeg zo?", vroeg ze nog.
Je moet toch maar eens een blog schrijven zonder het “c" woord, kreeg ik onlangs te horen. “Mensen zijn het moe, ze hebben behoefte aan luchtigere verhalen", kwam er nog achteraan. Gratis advies en waardevolle tips neem ik me altijd ter harte en dus trakteer ik mijn lezers een keertje op een blog die helemaal niets met de actualiteit te maken heeft.
Eindelijk eens goed nieuws, mailde mijn compagnon mij toen ze hoorde van een “pilot" event op 15 februari in het Beatrix Theater in Utrecht. Dit zakelijke congres werd georganiseerd door Eventplatform en het was de bedoeling dat er inzichten en data worden vergaard rondom de organisatie van evenementen in het Covid-19 tijdperk.
Voor een recente reis naar mijn ouders in Spanje, moest ik een negatieve coronatest aan de Spaanse autoriteiten laten zien. Deze PCR test mocht maximaal 76 uur oud zijn en moest worden vertaald in de Spaanse of Engelse taal. We hebben ons bij de GGD laten testen en betaalden hiervoor een slordige € 150,00 per persoon. Je wilt liever niet ruilen met de Marokkaanse familie die met zes man sterk uit het testhok kwam.
Sinds het virus COVID-19 medio maart onze wereld heeft veroverd, is er van de eventbranche niet veel meer over. Evenementen waren de eerste activiteiten die gecanceld werden en zullen naar alle waarschijnlijkheid ook de laatste zijn die weer opgepakt worden. In de zomer leek het weliswaar even alsof er weer voorzichtig iets georganiseerd kon worden, maar die vreugde was van korte duur. Al snel kwam er een maximum aan het aantal gasten en door de anderhalve meter regel was het eigenlijk sowieso onmogelijk om interactie, sfeer en beleving te creëren. Om van een verdienmodel nog maar te zwijgen.
Sinds een jaar geef ik les op Zuyd Hogeschool. Mijn didactische avontuur startte in november 2019, dus ruim voor Covid-19. Anderhalve dag in de week amuseerde ik me met studenten die meer over mijn vak wilden weten en de rest van de week stoeide ik met live communicatie vraagstukken voor onze klanten bij Eventief. Ik vond het leuk om te doen en een toffe combinatie. Inmiddels is door Covid-19 het lesgeven op Zuyd Hogeschool mijn hoofdbezigheid en hoewel ik soms nostalgisch terugkijk op de successen van Eventief, heb ik het ook nu weer prima naar mijn zin. Ik heb me ook moeten aanpassen. Zo kan ik bijvoorbeeld niet meer reizen wanneer ik maar wil en ik moet erg wennen aan alle systemen van Zuyd. Moodle, Zuydnet, Onstage, Osiris, Urkund en dan vergeet ik er vast nog een paar. Toch overheerst een positief gevoel.
Onlangs werd ik in één week tijd twee keer verrast door een artistiek programma op televisie.
Roadtrips zijn de leukste! Ik heb er inmiddels een aantal mogen maken. In 2016 reed ik met een vriendin een rondje door Canada. Met een bezoek aan de steden Montreal, Quebec en Ottawa. Prachtig! Een jaar later vergezelde ik een backpackster twee weken door Zuidoost-Afrika met als hoogtepunten De Big Five in het Krugerpark en de zeldzaam spannende stad Johannesburg. Vorig jaar reed ik door Spanje helemaal tot aan de Spaanse exclave Ceuta in Marokko. Ik heb ontzettend veel gezien en natuurlijk ook veel avonturen beleefd. Bij een roadtrip ga je precies datgene bekijken dat er toe doet, op een moment dat het je past en je blijft er zolang je zin hebt.
Regelmatig besteed ik in mijn blogs aandacht aan de randvoorwaarden voor een evenement. De zaken die sowieso moeten kloppen, zeg maar. Zo heb ik al over passende muziekomlijsting geschreven, over crowd management, over verlichting en over catering.
Zo langzamerhand komen we uit de covid-19 crisis. We hebben de afgelopen periode veel online gewerkt en het menselijke contact werd tot een minimum beperkt. Daardoor werden we er weer van bewust dat de live ontmoeting onvervangbaar is. Daarom ben ik ook zo'n fervent aanhanger van live communicatie. Waarom dat zo is, is geen moeilijke vraag.
Tijdens een van mijn reizen, vloog ik met Turkish Airlines. Ik was benieuwd naar deze airline omdat zij goede recensies hebben en de stewardessen in de top 10 staan van de best geklede ter wereld.
Hoewel mijn compagnon en ik een echte ontmoeting waardevoller vinden dan een online ontmoeting, zijn we toch begonnen met het aanbieden van online events. We willen als vooruitstrevend bureau onze klanten faciliteren en door de "social distancing" van "het nieuwe normaal" kan dit een prima alternatief zijn. We hebben, zoals het hoort, deskresearch gedaan, gesprekken gevoerd, een aantal online events bijgewoond, een technische partner gevonden en een eerste eigen online event georganiseerd.
“Welk biermerk zal ik meenemen voor jullie?", appte ik vorige week tijdens een bezoek aan de supermarkt naar onze dochter. Het antwoord dat ik van haar kreeg was: “Doe maar Corona! :) :) :)." Ik kocht gewoon een sixpack van dit lekkere zomerbiertje. Onze jeugd drinkt het graag en wij behoren echt niet tot de groep mensen die denkt dat ze besmet kunnen raken door het drinken van een biertje dat dezelfde naam heeft.
Sinds drie jaar plaats ik braaf in de laatste week van de maand een blog. De inhoud daarvan gaat altijd over mijn vak. Ik schrijf verhalen over Eventmarketing en Live communicatie. Soms zijn die persoonlijk van aard; over het wel en wee van ons bedrijf, mijn studie of mijn studenten. Soms geef ik professionele tips of behandel een bepaald thema. Op aanraden van Joyce Spijker, die me de kneepjes van het vak 'bloggen' leerde, heb ik een “voorraadje" aangelegd. Deze vul ik aan, telkens als ik op reis ben, in het vliegtuig naar een nieuwe bestemming...
Kennis delen is hot. Ik vind het leuk om te vertellen over mijn vak. En als je geeft dan krijg je er net zo vaak iets goeds voor terug. Want andere mensen blijken vaak net zo open en transparant. Zo had ik eind 2019 in één week tijd twee keer een gesprek met een communicatiekanjer. Beide mannen zijn al vele jaren in de communicatie- en marketingbranche actief en hebben er echt kijk op, meer dan ik. Ik had die gesprekken zelf geïnitieerd om te sparren met deskundigen over hoe we met Eventief beter kunnen vertellen wat we doen en waar we goed in zijn.
Net als alle branches, verandert ook de vastelaovend door een aantal trends, die momenteel de wereld veranderen. Globale ontwikkelingen als individualisering, festivalisering, maar vooral ook de ongebreidelde toegang tot hoogwaardig entertainment zorgen ervoor dat de verwachtingen van de carnavalisten steeds lastiger vervuld kunnen worden. Het gevolg daarvan is dat carnavalsverenigingen het moeilijk hebben om hun lokale programma levendig en interessant te houden. Zij moeten steeds meer moeite doen om voor hun evenementen voldoende publiek te krijgen.
Winterevenementen zijn een bijzonder fenomeen. Ze zijn bedoeld om consumenten naar de stad te trekken maar ook moeten ze entertainment bieden aan jeugd en jonge volwassenen. Parkstad heeft de laatste jaren nogal wat initiatieven gekend en de positieve uitzonderingen waren gering in aantal. Waarom is het zo moeilijk om succesvol te zijn?
‘Speeddaten is toch niets nieuws?!‘ antwoordde een van mijn gesprekspartners tijdens een van de interviews die ik voor het onderzoekgedeelte van mijn scriptie mocht houden. Inderdaad; dat vonden uiteindelijk 9 van de 10 geïnterviewden. En inderdaad, het fenomeen bestaat al langer. Eind van de vorige eeuw vond een Rabbi in New York dat er te veel vrijgezelle mannen waren in zijn community. Om de heren een handje te helpen organiseerde hij een speeddate sessie. Waarschijnlijk kon hij niet vermoeden dat zijn, eigenlijk heel simpele, aanpak wereldwijde navolging zou kennen.
Het gebeurt niet vaak, maar het is al eens gebeurd. Namelijk dat we een aanvraag kregen voor een product of organisatie waar we liever niet voor werken. Dat zijn lastige keuzes, want doorgaans zijn mijn compagnon en ik best wel commercieel gedreven. Laatst noemde iemand het "jullie hebben zakelijk instinct". Daar moesten we wel even over gniffelen met z'n tweeën. Het was een terechte opmerking. We weten van wanten en zijn alert op kansen in onze omgeving. Daarom zijn keuzes om een aanvraag niet aan te nemen niet vanzelfsprekend.
De jaarlijkse kerstviering is bij veel bedrijven een verplicht nummertje, zo lijken veel directeurs en managers het in ieder geval te ervaren. Hun beeld? Medewerkers komen met tegenzin, bestormen het eet en drinkbuffet zo gauw het geopend wordt en meteen na het uitdelen van de kerstpakketten gaan de eersten weer naar huis of ergens anders een drankje doen. Niet geheel conform de intenties van kerst dus. Maar wat is daaraan te doen?
Romy is al 8 jaar hostess bij ons bedrijf Eventief. Ze is kort na haar 16e verjaardag begonnen en binnenkort wordt ze 24. Voor een bijbaantje is dat, zeker in de huidige tijd, een eeuwigheid. Ze rondt op dit moment een HBO opleiding af en kijkt positief naar de toekomst. Terecht want de wereld ligt aan haar voeten. Ze heeft nu al verschillende aanbiedingen voor een vaste baan gehad. Waarschijnlijk zal Romy straks afscheid nemen van Eventief en dat zouden we uiteraard heel jammer vinden. Maar….. een trots gevoel overheerst. We zagen haar groeien van een verlegen, bijna timide puber naar een trotse, mondige jonge dame die van wanten weet. Onlangs sprak ik haar uitgebreid. Ik was in de businessclub van Roda JC en Romy maakte als hoofdhostess een controleronde.
Mijn eerste twee mogelijke scriptieonderwerpen, “robots" en “creativiteit", sneuvelden op het slagveld. Daardoor kreeg ik het toch wel wat benauwd. Één maand voor start van het vierde semester en nog steeds geen onderwerp?
Tegenwoordige hebben mensen meerdere carrières in hun leven. Ook ik had een leven vòòr Eventief. Ik was namelijk dansdocente.
Wow, waanzinnig sterk! Dat was mijn eerste reactie op de verkiezingscampagne van de Limburgse CDA kandidaat Jeroen Lenaers, voor het Europees Parlement. Jeroen fietste in zo‘n 20 etappes dwars door de provincie Limburg. Van Noord naar Zuid, van Mook naar Maastricht. Alle gemeenten heeft hij bezocht. Dat hij fietste was op zich niet zo bijzonder en uniek. Mensen fietsen wel vaker door Limburg. Het leuke van deze actie was namelijk dat je een etappe met Jeroen mee kon fietsen. En niet op zomaar een fiets. Nee, op een echte 7-persoons conferentiefiets, waarbij je in een ronde zit en met elkaar in gesprek kunt komen.
Onlangs hoorde ik een opmerkelijk verhaal van mijn yogalerares. Ze was bezoeker van een groot evenement in de Ahoy Rotterdam. De Dalai Lama was in Nederland en als spiritueel fan van de Dalai Lama, kon ze daar niet wegblijven. Samen met 15.000 anderen was ze oprecht onder de indruk van de immense bijeenkomst. Wat een charismatische man en wat een mooi verhaal vertelde hij.
“Wat was je kritisch", zei laatst iemand tegen me. Diegene doelde op mijn laatste twee blogs waarin ik mijn mening gaf over een aantal evenementen die ik in de afgelopen jaren had bezocht. En inderdaad, touché, het was waar. Ik had rechts en links wel wat kritiek geuit.
“Jullie moeten meer evenementen organiseren, live communicatie is immers de meest effectieve manier om met je doelgroep te communiceren", predik ik regelmatig naar mijn man. Geamuseerd kijkt hij me dan op zo‘n momenten aan en zegt vol overtuiging: “Maar dat doen we toch al lang."
Onlangs was er in onze stad een grote vuurshow. Er was veel ruchtbaarheid aan gegeven en de twee pleinen waar de voorstellingen waren, stonden dan ook helemaal vol. De hele gemeente was op de been. Jong en oud, klein en groot. En dat was natuurlijk prachtig. Zoveel volk is er maar zelden in onze stad.
Één van mijn eerste blogs ging over het vergroten van je creativiteit. Creativiteit triggert me zeer en houdt me om een aantal redenen bezig.
Op de eerste plaats vraag ik me af: "Wat is creativiteit?" Is dat het scheppen van iets kunstzinnigs? Een schilderij of een muziekstuk? Of is dat het oplossen van een probleem dat op het eerste oog onoplosbaar lijkt? 'Out of the box' denken, noemen ze het ook wel. Ook kun je creatief zijn in het matchen van personen of bedrijven met elkaar. Of is dat geen creativiteit, maar ben je dan gewoon oplettend en attent?
Nadat ik het thema voor mijn masterthesis had ingeleverd, werd ik door mijn professor uitgenodigd voor een persoonlijk gesprek. Dat vond ik eerst niet eens zo vreemd, ik ging ervan uit dat we allemaal op auditie moesten komen. Dat was niet zo. Geen van mijn studiecollega's moest naar Frau Professor Dokter Zanger. Huh?
Eind juli 2014 organiseerde één van onze docenten (Wolfram Lenssen - een bekend theaterregisseur) een belangrijk publieksevenement in een grote Duitse stad. Het evenemententerrein was een park en dat moest extra goed verlicht worden. Spectaculair moest het zijn. En goed vindbaar. Onze docent wist hier wel raad mee en plande twee “space cannons".
Soms hebben we er eentje en soms zijn het er meer. Soms hebben we MBO‘ers en een andere keer weer HBO‘ers. De een werkt mee en de ander studeert af. Ons record staat op vier tegelijkertijd. Op dit moment is Miloe bij ons, derdejaars student Facility Management aan Zuyd Hogeschool.
Ik was niet verrast door de onlangs gepubliceerde studie van de universiteit waar ik mijn master volg...
In een van mijn eerste blogs "Hoe krijgt de eventmanager inspiratie?" heb ik beschreven waar ik door geïnspireerd raak. Waardoor ik nieuwe ideeën opdoe en geprikkeld word om uit mijn comfortzone te gaan en nieuwe concepten voor onze klanten te bedenken.
Één van mijn adviezen was en is nog steeds: "Ga op reis".
In juni 2018 zijn we verhuisd naar een nieuw kantoor. Een grote stap, waar mijn compagnon en ik lang mee gestoeid hebben. We hebben tientallen mogelijkheden bekeken. Niet alleen maar in Kerkrade, ook Heerlen, Sittard en Maastricht werden bezocht als mogelijk nieuw hoofdkantoor. En behalve de vestigingsplaats, was ook de aard van ons nieuwe kantoor een ding. Wat wilden we zelf? "Nou", zei ik tegen een van de makelaars die we consulteerden en die precies deze vraag aan me stelde. “We hebben zo‘n leuk bedrijf, we willen net zo‘n leuk kantoor."
"Hat jemand eine Klausur aus einem der vorigen Matrikeln?" vraagt een van mijn medestudenten via een oproep op onze Facebook groep. Ik krab eens achter mijn oor en graaf in mijn brein. "Matrikel". Hellup. Wat was dat ook alweer?
Onlangs heeft een derdejaars stagiair van Zuyd Hogeschool (Facility Management - event & leisure) tijdens zijn stage bij Eventief een onderzoek gedaan voor een relatie van ons bedrijf. Deze relatie is een winkelcentrum dat binnenkort 20 jaar bestaat. Het bestuur van dit winkelcentrum was zeer tevreden over de praktische, direct toepasbare resultaten van het onderzoek. Ruim 220 klanten werden geïnterviewd, dus ook de stagedocent van de opleiding gaf groen licht. Het onderzoek was valide.
Een aantal jaar geleden waren we uitgenodigd om mee te doen aan een grote landelijke pitch. Dat was spannend, want het was een mega opdracht. De omzet van ons bedrijf zou verdubbeld worden en bovendien was het een contract voor meerdere jaren, dus het zou ons ook nog veel zekerheid voor de toekomst bieden.
De digitalisering is volop gaande en als je er niet aan meedoet, betekent dat het einde van je business. We kunnen niet eens bevatten hoe snel de techniek verandert en we kunnen vooral niet voorspellen welke mogelijkheden die voortschrijdende techniek ons brengt...
Mijn vorige blog ging over onze best cases. Dat schrijft natuurlijk lekker, je succesverhalen. En het bracht me ook op het idee om een keer te schrijven over de mindere successen. Want die zijn er natuurlijk ook in die 12 jaar in de evenementenwereld. Waar gehakt wordt, vallen spaanders. De bloopers.....
Regelmatig vragen mensen aan me wat onze best case is. Nu kun je je natuurlijk afvragen op welke criteria ik dat zou moeten beoordelen. Is dat het evenement met het hoogste rendement of het grootst aantal bezoekers? Dat kun je allemaal prima meten; harde cijfers en duidelijke resultaten. Of kijk je naar de "zachtere" criteria? Naar een tevreden opdrachtgever bijvoorbeeld. Ik ga er voor het gemak nu even vanuit dat mijn best case het evenement is waar ikzelf het meest tevreden over ben, om welke reden dan ook. En dat zijn er wel een paar. Niet heel veel. Want doorgaans ben ik kritisch. Kritisch op mezelf en ook op de producten van Eventief. Maar zo nu en dan komt er toch wel een pareltje uit onze koker. Hieronder de top 3.
Steeds op zoek naar nieuwe kennis, stuitte ik ongeveer een half jaar geleden per toeval op de studie Eventmarketing en Livekommunikation aan de Universiteit van Chemnitz. Wow. Dat trok mijn aandacht. Een master in mijn vakgebied. Ik nam contact op met de uni en informeerde naar de toelatingseisen.
Ikzelf en volgens mij ook veel van mijn collega‘s, hebben beslist veel baat gehad bij de theorie van James Gilmore en Joseph Pine uit 1999. Volgens de "Beleveniseconomie", het boek dat de twee heren inmiddels meer dan 15 jaar geleden samen schreven en vandaag de dag nog steeds actueel is, bestaat de perfecte beleving uit vier domeinen. Vier keer de letter E. In een notendop, sterk vereenvoudigd en toegespitst op een evenement, houdt dit het volgende in:
Recent werd Eventief benaderd door een vooraanstaand Frans evenementenbureau met het hoofdkantoor in Parijs en een vestiging in Brussel. Voor een evenement van de Europese Commissie in Maastricht zochten zij een hospitality-partner. Ze vroegen zes hostesses en twee hosts voor een aantal taken, namelijk het ontvangen van de gasten, het bijhouden van de gastenlijst, het uitdelen van vertaalkastjes (en weer in ontvangst nemen) en “hengelen": met een microfoon door de zaal gaan om gasten die iets willen vragen, een microfoon ter beschikking te stellen...
Tijdens ons eerste evenement, inmiddels zo‘n elf jaar geleden, huurden we via een landelijk uitzendbureau personeel in. Er moesten gasten worden ontvangen en drankjes geserveerd worden. En na afloop werd er een presentje meegegeven. Allemaal niet zo‘n ingewikkelde taken; appeltje eitje zou je
denken. Maar zo was het niet. De mensen die het bureau ons stuurde, pasten niet bij het evenement dat we hadden georganiseerd. Ze straalden niet de kwaliteit uit die we de klant hadden beloofd en die wij nastreefden.
“Gaat het een beetje me je"? vraagt mijn schoonzus me via de app. “Hou op", antwoord ik. “Ren me letterlijk suf". De maand juli van het jaar 2017 was een bijzondere maand want ik was mede exploitant van het WMC Park.
Onlangs hadden wij een rondleiding in een oude, Middeleeuwse watermolen. De Baalsbruggermolen wordt in oude glorie hersteld en beheerd door een charmante dame op leeftijd (dat formuleerde ze zelf op die manier). Deze dame leidde ons met veel passie rond door haar molen. In elke ruimte stond
een kleine
geluidsinstallatie. En het eerste dat onze gastvrouw deed, was het knopje "on" indrukken, waarna Middeleeuwse klanken de ruimte vulden. Vervolgens keek ze ons triomfantelijk aan en vertelde over de historie van de molen en de verschillende functies van de ruimtes.
Toen we naar buiten
liepen, keken
mijn compagnon en ik elkaar aan. "Die snapt het helemaal" was onze conclusie.
Eventief is strategisch partner voor vele grote en internationale bedrijven op het gebied van live communicatie. Een onderdeel van live communicatie is nog steeds het klassieke zakelijke evenement. Een goed georganiseerd evenement is vooral in deze sector van cruciaal belang. Want is een zakelijk evenement niet goed georganiseerd doordat je steken hebt laten vallen, dan bereik je niets. In tegendeel; je creëert een hoop frustratie bij je gasten en in het ergste geval bereik je met de bijeenkomst het tegenovergestelde. Daarom hebben we een opsomming gemaakt van de vijf grootste, en misschien ook wel meest gemaakte fouten bij een zakelijk evenement:
Er zijn altijd wel wat afwezigen tijdens een evenement. Dat moet je als eventmanager incalculeren. We noemen dat in vakterm: "no show". Eigenlijk betekent het dat gasten die zich hadden aangemeld, simpelweg niet kwamen opdagen. En dat zonder óf met hele late berichtgeving. Jammer genoeg gebeurt dat toch best wel vaak. Dat is niet alleen zonde, maar het kost ook handen vol met geld. In ons vak willen we daarom het aantal no shows beperken tot een minimum. Ik heb zes handige tips voor jullie:
Voor een eventmanager is creativiteit onmisbaar. Klanten verwachten immers dat je steeds nieuwe ideeën en passende oplossingen voor hun live communicatie vraagstukken creëert. Een bepaalde mate van (basis)creativiteit moet je zelf wel hebben. Maar creativiteit kun je ook voeden. Je moet geïnspireerd worden. Hoe doen wij dat bij Eventief?
Mijn grootste angst als eventmanager is dat ik ouderwets word, dat ik de laatste trends mis en de jongere generatie mij voorbij streeft. Dus elke mogelijkheid om actueel te blijven, grijp ik met beide handen aan. Dat is ook een van de redenen dat ik jaarlijks meerdere vakbeurzen bezoek. In januari van dit jaar was ik op de Best of Events (BOE). Een tweedaagse beurs in Dortmund, waar je als eventmanager eigenlijk niet kunt wegblijven. In het MICE forum trok een lezing mijn aandacht:
Het is inmiddels ruim tien jaar geleden dat mijn compagnon en ik de stoute schoenen aantrokken en een dinnershow organiseerden. Dat was ook meteen het begin van ons bureau Eventief. In die tien jaar is er veel veranderd. Want de crisis ging ook aan ons niet geruisloos voorbij. Daarbij hebben we natuurlijk ook ons dienstenpakket fors uitgebreid met ons eigen hospitalityteam. We worden wel eens gevraagd hoe we al zo lang kunnen bestaan. "Hoe bedoel je?", vraag ik dan een beetje uitdagend.