De 5 grootste fouten bij een zakelijk evenement!

Eventief is strategisch partner voor vele grote en internationale bedrijven op het gebied van live communicatie. Een onderdeel van live communicatie is nog steeds het klassieke zakelijke evenement. Een goed georganiseerd evenement is vooral in deze sector van cruciaal belang. Want is een zakelijk evenement niet goed georganiseerd doordat je steken hebt laten vallen, dan bereik je niets. In tegendeel; je creëert een hoop frustratie bij je gasten en in het ergste geval bereik je met de bijeenkomst het tegenovergestelde. Daarom hebben we een opsomming gemaakt van de vijf grootste, en misschien ook wel meest gemaakte fouten bij een zakelijk evenement:

Onduidelijkheid over de bereikbaarheid
Een bezoeker of gast die moet zoeken naar de locatie, de parkeerplaats of de ingang is per definitie geïrriteerd. Stuur voorafgaand aan een evenement een duidelijke routebeschrijving en andere benodigde informatie. Zorg voor een goede bewegwijzering op de locatie én de parkeerplaats. Vul dit indien nodig aan met voldoende, goed geïnstrueerd personeel dat de gasten ondersteunt en van informatie voorziet.

Een slecht georganiseerde ontvangst
Gastenlijsten die niet kloppen, te weinig of kwalitatief slechte badges, een onduidelijke routing waardoor de accreditatie veel tijd in beslag neemt en mensen lang in de rij staan; allemaal zaken die er niet toe bijdragen dat een evenement “smooth" opstart. Dat is onnodig, want je kunt je bezoekerslijsten accuraat bijwerken en indien nodig vooraf de procedure bij de ontvangst repeteren. Houd ook altijd een aantal blanco badges achter de hand.

Het programma is niet gecommuniceerd
Mensen willen graag duidelijkheid over wat hun te wachten staat. Dat schept rust en zorgt voor een goede sfeer. Communiceer dus het programma in de uitnodiging, maar maak daarnaast ook een overzichtelijk “balboekje" of communiceer via televisieschermen of andere communicatiemiddelen (zoals bijvoorbeeld een app). Dit is tevens een hulpmiddel om het aantal "no shows" te verkleinen. Meer over deze "no show" is terug te lezen in mijn blog van april.

Onvoldoende aandacht voor de catering
Ook voor een zakelijk evenement geldt: tijdens etenstijd moet er eten worden verzorgd bestaande uit een vervangende maaltijd en niet slechts enkele hapjes. Ook kun je gasten niet langer dan twee uur geen drankje serveren. Geef desnoods een flesje water. Gasten die honger of dorst hebben haken af. En terecht!
Ook is het geen goed idee om ervoor te kiezen dat men zichzelf moet bedienen aan een buffet. Gasten zijn doorgaans niet zo handig, hebben een handtas of allerlei andere paperassen in hun handen en moeten zich vaak ook even oriënteren op hetgeen wordt aangeboden. Hierdoor ontstaan wachtrijen en wordt er veel geknoeid. Het resultaat is dan vaak een “slagveld" op de buffettafel, iets dat niet bijster uitnodigend is voor de volgende gasten. Heb dus voldoende aandacht voor de innerlijke mens en zoek een goede cateraar die voldoende ervaring heeft met zakelijke evenementen.

Slecht verzorgd of geïnstrueerd personeel
De medewerkers op je evenement hebben de meeste contacturen met je gasten. Slecht verzorgd of geïnstrueerd personeel is dus een gemiste kans, want goed personeel kan je evenement juist versterken. De medewerkers worden dan namelijk een verlengde van je organisatie. Indien je niet zelf beschikt over een poule medewerkers, is het een aanrader om een goede partner op het gebied van hospitality te zoeken.

Een zakelijk evenement organiseer je er dus niet "zomaar even bij". Je moet met veel aspecten rekening houden en vaak mis je de ervaring om werkelijk aan alles te denken. En dat is niet gek, want voor velen is het niet hun core business.
Mijn compagnon Peggy Michiels en ik houden ons graag aanbevolen als je een professionele partner voor je evenement zoekt. Voor meer info kijk op onze website: http://www.wijzijneventief.nl