Hoe verminder ik "No Show"?

Er zijn altijd wel wat afwezigen tijdens een evenement. Dat moet je als eventmanager incalculeren. We noemen dat in vakterm: "no show". Eigenlijk betekent het dat gasten die zich hadden aangemeld, simpelweg niet kwamen opdagen. En dat zonder óf met hele late berichtgeving. Jammer genoeg gebeurt dat toch best wel vaak. Dat is niet alleen zonde, maar het kost ook handen vol met geld. In ons vak willen we daarom het aantal no shows beperken tot een minimum. Ik heb zes handige tips voor jullie:

Nodig gericht uit
Niet elk evenement is interessant voor al je klanten en relaties. Je moet dus niet je hele adressenbestand een uitnodiging sturen, maar van tevoren goed nadenken wie je uitnodigt. Voor wie is deze bijeenkomst interessant en van toepassing? Wie doe ik er echt een plezier mee? Vermeld dit ook in je uitnodiging en maak het hiermee heel persoonlijk; "aangezien je van oldtimers houdt, heb ik je uitgenodigd voor deze klassieke rally". Je zult zien dat niet alleen het aantal aanmeldingen hoger is, maar ook dat de no show direct afneemt.

Zorg voor regelmatig contact
Tegenwoordig is het heel gemakkelijk om door middel van apps en sociale media contact met je gasten te houden en zodoende de betrokkenheid te vergroten. Zorg ervoor dat je geen radiostilte laat ontstaan, maar houd de boel levendig. Post bijvoorbeeld dat de artiest of het programma bekend is. Beter nog is het om de gasten nog actiever te betrekken en ze de keuze te geven om mee inhoud te geven aan het programma; “welke spreker is voor u interessant?".

Deel de gastenlijst
Iedereen vindt het prettig om te weten wie er nog meer aanwezig zal zijn. Je kunt hierbij nog een stap verder gaan en je gasten de mogelijkheid geven om reeds van tevoren hier hun voordeel mee te doen. Je kunt personen en organisaties met elkaar matchen; "u zit samen aan tafel met…..". Uiteraard houd je hierbij rekening met de privacy van je gasten. Je moet daarom vooraf vragen of je deze informatie mag delen.

Laat relaties zelf een introducée meenemen
Ten eerste zal de drempel voor je gasten lager zijn om zich aan te melden. Het blijft voor sommigen toch lastig om ergens alleen naartoe te komen. Daarnaast zal jouw gast zich wel twee keer bedenken voordat hij op het laatste moment beslist om niet naar het evenement te komen. Hij laat dan immers iemand in de steek. Een tweede, bijkomend, voordeel hiervan voor jouw organisatie is, dat je in contact komt met potentiële nieuwe leads.

Maak het aanmelden makkelijk en het afmelden moeilijk
Dat klinkt wellicht betuttelend, maar de ervaring leert dat het wel werkt. Aanmelden moet mogelijk zijn via een simpele druk op de knop en om je af te melden, moet je toch even naar de onderkant van je pagina en een aantal vragen beantwoorden. Afmelden in de laatste dagen voor het evenement, moet niet mogelijk zijn.

Stuur een reminder per sms of app
Op een van de laatste dagen voorafgaand aan het evenement kun je een laatste keer contact met je gasten zoeken via app of sms. Op die manier bereik je ook diegenen, die het simpelweg vergeten waren om jouw evenement in hun agenda te noteren.