Interactie

Gasten erbij betrekken. Dat was - sterk vereenvoudigd - het onderwerp van mijn masterthesis. Grofweg samengevat willen gasten niet alleen maar aanwezig zijn bij een evenement en luisteren naar sprekers, maar willen ze zelf meedoen. Actief betrokken zijn. Hun mening geven en zichzelf herkennen in het evenement.

Twee vragen die opdrachtgevers ons dan stellen zijn: Kan dat altijd? En is dat niet heel
ingewikkeld en kostbaar? “Ja en nee", zijn onze antwoorden dan.

Betrokkenheid creëren
Je kunt gasten altijd actief bij een event betrekken. De meest simpele vorm is dat zij
bijvoorbeeld inspraak hebben bij de menukeuze of dat zij verzoeknummers kunnen indienen bij
de DJ. Zo simpel als wat en helemaal niet nieuwerwets of ingewikkeld. Maar wel doeltreffend.
Gasten voelen zich gehoord en worden mede-eigenaar.

Is het ingewikkeld en duur? Dat hoeft ook niet. Door inzet van gratis apps zoals Sendsteps of Mentimeter, kunnen gasten heel gemakkelijk gevraagd worden naar hun mening of hun kennis.
Wij gebruiken deze methodes ook in het onderwijs en het werkt prima.

Matchmaking tool
Maar we hebben sinds kort bij Eventief ook een eigen “tool". Een matchmaking tool die we inzetten om gasten die elkaar niet kennen met elkaar in contact te brengen. Zo organiseerden we onlangs een bedrijfsevenement voor onze klant Wealer waar we de tool voor het eerst in hebben gezet. Het bedrijf Wealer is enorm gegroeid door fusies en overnames en het management erkende dat mensen samenwerken die elkaar nog nooit gezien hebben. En ze erkenden ook dat een “normale" bijeenkomst niet persé bewerkstelligt dat mensen die elkaar niet kennen met elkaar gaan praten. Soms moet je mensen dan een beetje helpen. Dit was trouwens ook een van de uitkomsten uit mijn onderzoek. Alle geïnterviewden vonden netwerken belangrijk, maar lang niet iedereen vond het gemakkelijk om het ook te doen.

De matchmaking tool was een succes; mensen vulden de vragenlijsten (op een enkeling na) van te voren in en deden actief mee met de gespreksrondes. Eigenlijk boven verwachting, als ik het zo achteraf bekijk. En er ontstonden nog meer voordelen, want we konden ook meteen de mening van de medewerkers in kaart brengen. Er kwam waardevolle informatie naar boven waarmee het bedrijf doelgericht toekomstige acties kan plannen.

Uiteraard zijn er nog veel meer opties om bezoekers van een evenement erbij te betrekken. Wil je daarover met ons sparren en zelf een interactief evenement organiseren? Graag, zeggen Mérou en ik dan! Rest mij om Laurens te bedanken voor het ontwerpen van de Matchmaking tool!