Met de Franse slag

Recent werd Eventief benaderd door een vooraanstaand Frans evenementenbureau met het hoofdkantoor in Parijs en een vestiging in Brussel. Voor een evenement van de Europese Commissie in Maastricht zochten zij een hospitality-partner. Ze vroegen zes hostesses en twee hosts voor een aantal taken, namelijk het ontvangen van de gasten, het bijhouden van de gastenlijst, het uitdelen van vertaalkastjes (en weer in ontvangst nemen) en “hengelen": met een microfoon door de zaal gaan om gasten die iets willen vragen, een microfoon ter beschikking te stellen...

Dat is wat we doen
Dit soort opdrachten nemen we graag aan, want dat is immers wat ons hospitality team doet. Er werd flink over en weer gemaild en geappt en de professionaliteit spatte ervan af. Aan alles was gedacht; een fantastische accommodatie, uitstekende catering, er waren vertalers, de apparatuur was top. Zelfs de gezondheid van de gasten was een thema: of ik wist waar ze 20 EHBO‘ers vandaan konden toveren, want in Nederland was er toch een wettelijk voorschrift dat er 1 EHBO‘er per 25 gasten aanwezig moest zijn? Ik heb ze kunnen helpen aan een adres in de regio en gelukkig kon ik ze ervan overtuigen dat 2 EHBO‘ers voldoende zouden zijn. Of verwachtte de Eurocommissaris dat de toehoorders met elkaar op de vuist gingen?

Inhoudelijk sterk
Ook inhoudelijk geïnteresseerd, besloten mijn man en ik om het evenement te bezoeken. Twee vliegen in een klap want ik was wel nieuwsgierig naar hetgeen onze Franse collega‘s paraat zouden maken. We hadden onszelf netjes ingeschreven, maar maakten samen met onze mensen gebruik van de achteringang.
Ik was zeer onder de indruk, het evenement verliep vlekkeloos. Met een bevlogen spreker als Frans Timmermans is dat ook niet zo moeilijk. Wat een passie en kennis in acht talen. Ik was daarnaast zeer trots op ons team, dat er strak bijstond en dat de opgedragen taken moeiteloos uitvoerde. In meerdere talen, zoals dat hoort in zo‘n internationaal gezelschap.

Het zit hem in de details
Maar hoezeer het succes van een fantastisch evenement juist in het laatste detail kan zitten, bleek na afloop, bij de evaluatie. De dag voor het evenement was dit blijkbaar al volgeboekt. In de veronderstelling dat altijd mensen niet komen opdagen, was de mogelijkheid om in te schrijven door de organisatie niet afgesloten. “Het zal wel loslopen".
Gedurende de dag van het evenement hadden honderden mensen zich echter alsnog aangemeld. Uit alle delen van Europa arriveerden gasten met auto‘s, bussen en zelfs per vliegtuig. Hal, trappenhuis en foyer van de locatie stonden vol met gefrustreerde mensen die naar binnen wilden en in alle talen hun frustratie uitten. Maar er was simpelweg geen plek meer in de zaal. Op het hoogtepunt vlogen de kerstballen door de lucht. Killing voor het imago van de Europese Commissie!

De conclusie: laat de organisatie van je evenement niet aan het toeval over en zet ook de laatste puntjes op de i. En daar horen veronderstellingen dus niet bij. Meten = weten in plaats van “met de Franse slag" is ons advies.