Online events

Hoewel mijn compagnon en ik een echte ontmoeting waardevoller vinden dan een online ontmoeting, zijn we toch begonnen met het aanbieden van online events. We willen als vooruitstrevend bureau onze klanten faciliteren en door de "social distancing" van "het nieuwe normaal" kan dit een prima alternatief zijn. We hebben, zoals het hoort, deskresearch gedaan, gesprekken gevoerd, een aantal online events bijgewoond, een technische partner gevonden en een eerste eigen online event georganiseerd.

We zijn dan misschien nog geen experts, maar ik wil onze eerste ervaringen graag met jullie delen door onderstaande vijf tips:

1. Kies het juiste instrument. Er zijn vele aanbieders van videochats zoals Zoom, Microsoft Teams en Skype. Ze hebben allemaal voordelen en typische eigenschappen waar zij in faciliteren. Aspecten die daarbij aan de orde komen zijn: veiligheid, aantal deelnemers en gebruiksgemak. Verdiep je in de verschillende aanbieders en maak hierin een bewuste keuze. Recent is er hier een Duits onderzoek naar gedaan. Informatie over dit onderzoek vind je op deze website.
2. Organiseer een gastvrije ontvangst. Net als bij een live evenement zijn er bij een online evenement gasten die vroeg komen en gasten die precies op tijd of net te laat arriveren. Bij een live evenement wordt er doorgaans een inloop georganiseerd, waardoor iedereen op een gastvrije manier wordt ontvangen. Zorg bij een online ontvangst voor een soortgelijke setting, zodat bezoekers niet voor een "zwart scherm" zitten te wachten totdat het evenement start. Je zou ervoor kunnen kiezen dat er een moderator is die welkom heet en alvast een praatje met deelnemers maakt, alvorens de sessie begint.
3. Beman de Q&A. Als er een chatfunctie is ingericht waarop deelnemers vragen kunnen stellen, dan moeten deze vragen ook snel beantwoord worden. Doorgaans is het lastig voor de sprekers om dat “erbij te doen". Zorg voor ondersteuning hierin.
4. Organiseer alleen een poll als je de uitkomsten in de sessie gebruikt. Het is goed voor de interactiviteit om deelnemers mee te laten doen. Bijvoorbeeld door ze antwoord te laten geven op vragen waarover gediscussieerd wordt. Dit kan nuttige informatie opleveren voor de discussie. Helaas zie je vaak dat een poll wordt gebruikt als middel en met de uitkomsten uiteindelijk niets wordt gedaan. Een gemiste kans die bovendien tot enige frustratie bij de deelnemers leidt.
5. Zorg voor een netwerkmoment. Uit onderzoek (Knoll 2016, P.10) is gebleken dat de bezoeker van een evenement het ontmoeten van anderen belangrijker vindt dan het opdoen van nieuwe kennis. Anderen ontmoeten kan ook online gefaciliteerd worden, zodat mensen face to face kennis kunnen maken en eventueel gegevens kunnen uitwisselen. Gebruik die functie en zorg daarmee voor een extra service die je aan je bezoekers aanbiedt.

Wil je persoonlijk advies over de inrichting en uitvoering van je online evenement? We staan je graag persoonlijk te woord. Op anderhalve meter of online. Net wat je wilt. Stuur een mailtje naar tanja@wijzijneventief.nl.