Some like it hot

Regelmatig besteed ik in mijn blogs aandacht aan de randvoorwaarden voor een evenement. De zaken die sowieso moeten kloppen, zeg maar. Zo heb ik al over passende muziekomlijsting geschreven, over crowd management, over verlichting en over catering.

Enige tijd geleden was ik uitgenodigd voor een evenement in de “kantine" van een ruitersportcentrum. Het was niet helemaal duidelijk of dit indoor of outdoor zou plaatsvinden. Vanwege het, voor de tijd van het jaar, wat druilerige weer koos ik gewoon voor mijn standaard-outfit: zwarte broek, zwart jasje en een paar witte sneakers. Aangekomen op de locatie voelde ik me in eerste instantie ietwat “underdressed", want er waren ook dames in een leuk jurkje en met open schoenen met een hakje. Maar al snel was ik maar al te blij met mijn outfit. “Het is wat frisjes hier…", hoorde ik rechts en links. En dat klopte, de kantine grensde aan een half open paardrijbak. Heerlijk als je op een paard zit...

Warm bad
Toen de aanwezigen werden verzocht om naar het podium te komen voor het officiële gedeelte, werd het gelijk ongemakkelijk. Dit podium was namelijk midden in de paardrijbak opgebouwd. En daar sta je dan met je leuke hakjes in het zand. We stonden na een kwartier al redelijk te koukleumen en kregen met z‘n allen de slappe lach toen voormalig minister Leers sprak over een “warm bad". Daar had ik inderdaad wel zin in.

“Je kunt niet zorgvuldig genoeg zijn, dat heb ik gisteren weer geleerd", zei ik tegen mijn compagnon de dag na het evenement. Je moet altijd oog hebben voor de gasten. En als je niet zeker bent van het weer dan moet je goede voorbereidingen treffen. In ieder geval zorgen voor voldoende voorzieningen zoals een heater. Ook moet je concrete tips geven voor passende kleding, zodat gasten zich comfortabel voelen en niet delen van een programma missen.

Tokkelen in kokerrok
Een ander voorbeeld waar niet voldoende was nagedacht over de outfit van de gasten, was bij een evenement in het Parkstad Limburg Stadion. Er was een rondleiding geregeld met diverse bijzondere mogelijkheden om het stadion te verkennen en beter te leren kennen. Spannend onderdeel was dat je kon “tokkelen", met een lange lijn afdalen vanuit een skybox naar een lager gedeelte van de tribune. Hartstikke leuk, maar niet te doen op hoge hakken of met een strakke kokerrok. Ik kon dus niet meedoen en vond dat oprecht jammer, want ik houd wel van wat spanning en avontuur.

Zo blijkt maar weer dat je niets aan het toeval kunt overlaten. Bij een zakelijk evenement moeten de voorwaarden kloppen. De puntjes op de i mogen nooit ontbreken.

Wil je een zakelijk evenement organiseren? Wil je ons advies? "Graag", zeggen mijn compagnon en ik dan .